หลัก ๑๐ ประการของการจัดระบบใช้เวลา สำหรับนักบริหารที่ประสบความสำเร็จ
หลักสำคัญประการหนึ่งซึ่งเป็นเสมือนเครื่องมือในอันที่จะทำให้นักบริหารเปลี่ยนนิสัยการใช้เวลา โดยการทำตามหลัก ๑๐ ประการต่อไปนี้ เพื่อการวางแผนและจัดระบบการใช้เวลา ซึ่งงานจะเปลี่ยนแปลงและเจริญเติบโตไปในทางที่ต้องการได้ กล่าวคือ
๑. ควรจัดรวบรวมสมุดบันทึกเล็ก ๆ ไว้กับตัว
สมุดบันทึกขนาดกระเป๋าซึ่งมีตารางเวลากำหนดการ จะเป็นสิ่งที่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์นี้มากที่สุด หรืออาจจะใช้สมุดบันทึกแบบฉีกซึ่งในสมุดเช่นว่านี้สามารถเขียนเป้าหมาย กิจกรรมต่าง ๆ หรือความคิดต่าง ๆ ถ้าไม่ชอบเขียนก็พึงระลึกว่า การเขียนเป้าหมายของงานจะเป็นการเตือนให้สามารถทำงานไปสู่จุดหมายได้ การจัดแบบของเป้าหมายและการวางแผนงานนี้ จะเป็นการทำตัวให้เข้าผูกพันกับความพยายาม ทำให้ไปสู่เป้าหมายยิ่งขึ้น
ส่วนวิธีการจัดระบบสมุดบันทึกนี้ ก็แล้วแต่ความถนัดของแต่ละบุคคลแต่รูปแบบควรเข้าใจง่าย ซึ่งสามารถบันทึกหรือนำออกมาใช้ได้อย่างสะดวก
การบันทึกอาจจะใช้หน้าหนึ่งต่อวัน, หน้าหนึ่งต่อสัปดาห์, หน้าหนึ่งต่อเดือน โดยมีหน้าเฉพาะสำหรับเป้าหมายและความคิดหรืออาจจะจัดระบบการวางเป้าหมายในสภาพเป้าหมายต่อเป้าหมาย โดยมีปฏิทินเป็นเพียงการเตือนความจำเท่านั้น นอกจากนี้ อาจจะแบ่งหน้าไว้สำหรับข้อเท็จจริง, ตัวเลข, ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องใช้บ่อย ๆ และการจัดระบบให้แน่นอน เช่นนี้จะทำให้สามารถจัดวางแผนและเป้าหมายเพื่อจะได้จัดเวลาได้เหมาะสม สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้มีเวลาว่างในการทำงานให้ตรงกับจุดประสงค์ที่ตั้งไว้
๒. วางแผนงานแบบเดือนต่อเดือน
สำหรับคนส่วนใหญ่ ระยะเวลาเกินกว่าหนึ่งเดือนที่จะทำงานเป็นระยะเวลาที่นานเกินไป แต่ขณะเดียวกัน สำหรับเป้าหมายบางอย่าง การกำหนดเวลาน้อยกว่าหนึ่งเดือนอาจจะไม่เพียงพอสำหรับแสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าของงานก็ได้
๓. ตั้งเป้าหมายที่ต้องการจริง ๆ ที่จะทำให้สำเร็จ
เพราะถ้าตั้งเป้าหมายซึ่งตรงกันข้ามกับจุดประสงค์อันแท้จริงก็คงจะไม่ประสบความสำเร็จ และถ้าล้มเหลวเสียคราวหนึ่งแล้ว ความรู้สึกว่าล้มเหลว (หรือความรู้สึกผิดที่ไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้) ก็จะหลอกหลอนการทำงานที่ต้องการทำจริง ๆ อยู่ตลอดไปในอนาคต
ดังนั้น ควรจะตั้งเป้าหมายในสิ่งที่ต้องการจะทำอย่างแท้จริง ถึงแม้ว่าจะไม่แน่ใจในความสามารถของตนเองที่จะทำให้สำเร็จ แต่ถ้ามีความรู้สึกมุ่งมั่นต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่งมาก ๆ ก็ควรทำให้ความต้องการนั้นแสดงออกมา ซึ่งจะทำให้สามารถบรรลุถึงเป้าหมายได้ในที่สุด หรืออย่างน้อยก็จะช่วยให้เดินไปในทิศทางที่ถูกต้อง ซึ่งอาจไม่คาดคิดหรือเห็นมาก่อนในแต่ละเดือน นอกจากนั้น ขณะที่ตั้งเป้าหมายการมองกลับไปในเดือนก่อน ๆ จะช่วยทำให้มองเห็นถึงความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและจะช่วยให้การวางแนวทางและการตั้งเป้าหมายมีความชัดเจนแน่นอนยิ่งขึ้น
๔. การประเมินผลเป็นรายเดือน
ในวันสุดท้ายของแต่ละเดือนลองพิจารณาดูว่า การทำงานได้เข้าใกล้เป้าหมายแค่ไหนแล้ว แต่ต้องนึกเสมอว่า สิ่งที่ทำนี้ไม่ใช่เป็นการแข่งขัน เพราะไม่มีใครให้คะแนนในผลงาน แต่เป็นเรื่องของความเปลี่ยนแปลงในการใช้เวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตเพื่อปรับตัวเข้ากับบรรยากาศที่เหมาะสมให้ดีที่สุด
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรที่จะตื่นเต้นกับความสำเร็จที่ได้รับภายในชั่วระยะเวลาหนึ่งเดือนแต่ก็ไม่ควรท้อถอยหมดกำลังใจถ้าภายในระยะเวลาหนึ่งเดือนนั้นยังไม่ได้ผลอะไรตามที่หวังไว้เลย
ตรงกันข้าม ผลงานออกจะถอยหลังเสียด้วยซ้ำไป จึงควรมีการทบทวนเมื่อถึงวันสุดท้ายของเดือนเก่า และถ้ามีความสงสัยในความเหมาะสมของเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก็ควรหันกลับไปดูตารางต่าง ๆ ในรายงานที่ผ่านไป อ่านดูอีกครั้งว่า ได้เขียนอะไรเกี่ยวกับงานของตัวเองบ้าง และถ้าจำเป็นจะต้องทบทวนและทำทุกอย่างใหม่อีกครั้งก็ควรลงมือทำเพราะงานบางอย่างต้องอาศัยเวลาที่เหมาะสมและเพียงพอ
๕. วางแผนสำหรับเป้าหมายเฉพาะซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจการซึ่งมีลักษณะแบบวันต่อวัน
เนื่องจากปัญหาการมีเวลาไม่พอในแต่ละวันเพราะหน้าที่การงานประจำมัดตัว ดังนั้น จึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงการใช้เวลาให้ถูกต้อง
การเริ่มงานในแต่ละวันโดยมีความพยายามที่จะทำกิจกรรมอย่างเดียวหรืออย่างพร้อม ๆ กันแม้จะเป็นสิ่งเล็กน้อย เช่น การเขียนจดหมาย หรือการดูโทรทัศน์เพื่อหาข่าวสาร หรือทำความรู้จักกับบุคคลอื่น หรืออาจจะเป็นเรื่องสำคัญยิ่งขึ้นเช่น การพยายามให้ได้รับเชิญไปปราศรัยในสมาคมซึ่งอยากจะเข้าเป็นสมาชิก และอื่น ๆ ก็ควรจะต้องจัดลำดับกิจกรรมที่ควรทำก่อนและหลังในวันนั้น โดยจัดลำดับความสำคัญให้แก่งานใหญ่และมองข้ามงานเล็ก ๆ ไปก่อน อาจจะได้ผลดีกว่าทำทุก ๆ อย่างยุ่งไปหมด
๖. ให้ประเมินผลการใช้เวลาเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมใหม่
การประเมินผลควรทำเป็นนิสัยโดยพยายามหาช่วงเวลาเล็กน้อยก่อนเริ่มงานใหม่ หรือเข้าสู่สถานการณ์ใหม่ ด้วยการถามตัวเองว่าจำเป็นต้องทำหรือไม่ ทำไมต้องเป็นคนทำเสียเอง และเมื่อทำแล้วได้ประโยชน์อะไรบ้าง ทั้งนี้ โดยการประเมินจากการลงเวลาของการทำงานนั้น
เมื่อมีการประเมินผลและมีการหยุดสำรวจสักนิดก่อนที่จะทำอะไรอาจพบว่าสิ่งที่ทำนั้นกินเวลาเกินไปและไม่เป็นสัดส่วนกับความสำคัญของงานเลย และถ้าเป็นเช่นนี้จะต้องหาทางตัดเวลาในการทำงานเช่นนั้นลงให้ได้ โดยหันไปหางานอย่างอื่นที่มีความสำคัญมากกว่ามาทำแทนโดยการแบ่งสรรเวลาเช่นนี้จะทำให้มีเวลาว่างมากขึ้นไม่มีความสับสนทำให้เกิดอารมณ์หรือโทสะที่ไม่บังควร
๗. ใช้นาฬิกาให้น้อยที่สุดเท่าที่จะช่วยได้
เวลาคุยกับเพื่อนร่วมงานในเรื่องงานที่สำคัญสำหรับทั้งสองคน โดยทั่วไปจะไม่สามารถรู้ได้ว่าจะต้องใช้เวลานานเท่าไหร่ก่อนที่การเจรจาจะสิ้นสุดลง ดังนั้น การที่เอาตัวเองไปผูกพันกับนาฬิกามาก ๆ อาจจะทำให้ต้องตัดความคิดซึ่งอาจจะมีดี ๆ ออกก็ได้เพราะเวลาบังคับ
ดังนั้น เพื่อให้ได้ผลมากที่สุดควรปล่อยให้มีการสนทนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อความมีอิสระในการใช้ความคิด หรือการทำงาน เพื่อให้ผลงานคุ้มค่ากับเวลา
โดยสรุป จึงไม่ควรจำกัดตารางเวลามากนัก และไม่พยายามจำกัดการนัดหมายที่แน่นอนมากเกินไป แต่ควรจะทำกิจกรรมในลักษณะต่อเนื่อง และถ้าความคิดสะดุดลง ควรวางงานนั้นลงก่อน และทำงานอย่างอื่นแทน เพื่อจะได้ใช้เวลาให้มีประโยชน์ที่สุด
๘. จงเริ่มตั้งแต่บัดนี้ที่จะรู้ถึงคุณค่าของเวลาแต่ละขณะ
เวลาแต่ละขณะมีคุณค่าอยู่ในตัวของมันเอง ดังนั้น ควรจะใช้เวลาทุกขณะให้มีประโยชน์ โดยคำนึงสภาพของตัวเองทั้งทางกาย ทางจิตใจและความรู้สึก รวมตลอดถึงสภาพแวดล้อมและคนที่อยู่รอบ ๆ ตัวด้วย
๙. เริ่มใช้ทุกสิ่งที่มีค่าอย่างเต็มที่
ก่อนอื่นจะต้องรู้ว่ามีวัตถุดิบอะไรบ้างที่สามารถนำมาใช้งานได้ควรจะมองทุก ๆ อย่างอย่างมีคุณค่าเพราะของทุกอย่างมีคุณค่าในตัวของมันเอง และอาจนำมาใช้ได้ทั้งสิ้น
๑๐. จงยอมรับว่าขณะนี้คือความเป็นจริงที่เป็นอยู่
อดีตเป็นสิ่งที่ผ่านมาแล้วควรรับเอาอดีตเป็นบทเรียน แต่ไม่ใช่หมกอยู่กับอดีตจนลืมปัจจุบันและอนาคต ปัจจุบันคือเวลาที่จะต้องอยู่ด้วย ดังนั้น จึงควรใช้เวลาในปัจจุบันให้มีคุณค่าที่สุด
หวังว่าการจัดเวลาดังกล่าวข้างต้นจะทำให้สามารถเป็นนักบริหารที่ประสบความสำเร็จได้โดยไม่ยากนัก
จุฬาลงกรณ์วารสาร เมษายน – มิถุนายน ๒๕๓๒
